Een deal van contact tot betaling: het stappenplan
Van eerste contact tot betaalde factuur: dit stappenplan volgt een sponsordeal door heel Clubwise. Elke stap verwijst naar het artikel met de details.
De status van een deal
Bovenaan het dealdossier toont een balk waar de deal staat. Een deel van de statussen zet je zelf, een deel schuift vanzelf mee met de facturen.
| Status | Wie zet ze |
|---|---|
| Op te starten | Jij, bij het aanmaken |
| In onderhandeling | Jij |
| Te factureren | Jij, als alles rond is |
| Deels gefactureerd | Vanzelf, zodra er facturen aan de deal hangen maar nog niet voor het volledige bedrag |
| Gefactureerd | Vanzelf, zodra de facturen het verwachte bedrag halen |
| Betaald | Vanzelf, zodra die facturen betaald zijn |
| Afgerond | Jij, als alle afspraken nagekomen zijn |
Stap 1. Het contact
Bestaat het bedrijf nog niet, maak het aan bij Contacten en koppel een contactpersoon. Zie Contact aanmaken en Contactpersoon aanmaken.
Stap 2. De deal aanmaken
Open het contact en kies in het menu ⋮ Deal toevoegen. Het bedrijf staat al ingevuld. Kies de categorie, het type en de verwachte opbrengst. Die opbrengst bepaalt later wanneer de deal Gefactureerd en Betaald is. Zie Deal aanmaken vanuit een contact.
Stap 3. Onderhandelen
- Zet de status op In onderhandeling.
- Plan opvolging met taken.
- Bewaar het voorstel en het contract bij Documenten.
Stap 4. De afspraken vastleggen
Wat de sponsor krijgt, zoals een vermelding, een bord of tickets, leg je vast als afspraak. Zie Een afspraak toevoegen aan een deal. Horen er tickets bij, dan zie je ze in de tab Tickets. Zie Tickets gekoppeld aan een deal.
Stap 5. Afspreken wanneer je factureert
Een facturatie afspraak zegt wat en wanneer je factureert, bv. in twee schijven. Met Automatische facturatie maakt Clubwise de factuur zelf op de facturatiedatum. Zie Facturatie afspraken en automatische facturatie.
Stap 6. Factureren
Zet de deal op Te factureren en kies in het menu ⋮ van de deal Factuur aanmaken. Klant, adres, btw-nummer en de factuurlijn staan al klaar. Zie Een factuur aanmaken vanuit een deal. De deal schuift vanzelf naar Deels gefactureerd of Gefactureerd.
Stap 7. Versturen
De factuur vertrekt per mail of, voor bedrijven die erop aangesloten zijn, via Peppol. Zie Peppol e-facturen.
Stap 8. De betaling opvolgen
- Met Codabox komen betalingen vanzelf bij de juiste factuur. Zonder Codabox zet je de betaling zelf bij de factuur.
- Wie niet op tijd betaalt, krijgt een betalingsherinnering.
- Een fout op een factuur recht je met een creditnota. Zie Een factuur opvolgen en crediteren.
Zijn de facturen voor het volledige bedrag betaald, dan staat de deal op Betaald.
Stap 9. Afronden
Zijn alle afspraken nagekomen, zet de deal op Afgerond. Volgend seizoen start je een nieuwe deal voor dezelfde sponsor.
Was dit een antwoord op je vraag?