Hoe kunnen we helpen?

Overzicht van de navigatiebalk, de knop Toevoegen en waar je wat vindt in Clubwise.

De Home-pagina is je startpunt bij het inloggen. Het widget “Aandacht nodig” toont meteen wat actie vraagt: vervallen facturen, nieuwe uitgaven, deals…

Rechts op het dashboard staan drie snelkoppelingen naar tools die je dagelijks gebruikt rond events en ticketing:

Lange lijsten in Clubwise maak je kleiner op twee manieren: met het menu Acties boven een rapport (Deals, Financieel) of met het filter-icoon (trechter) bij…

Kies Acties → Filter, selecteer een kolom en een voorwaarde, vul de waarde in en klik op Toepassen. Bij Taken gebruik je het filter-icoon en klik je op Zoeken.

Een toegepaste filter staat als regel boven het rapport. Met het vinkje zet je hem tijdelijk uit, met het kruisje verwijder je hem.

Zoeken, sorteren, kolommen kiezen, filteren, je eigen rapport bewaren en downloaden naar Excel of CSV in de rapporten van Clubwise.

Hoe je bij zowat elk onderdeel van Clubwise een notitie toevoegt, en waarom dat overal op dezelfde manier werkt.

Alle bedrijven en personen zitten in één adresboek, met twee tabs bovenaan: Bedrijven en Personen. Dit zijn je klanten, sponsors, leveranciers en…

Klik op een contact om het dossier te openen. Daar vind je tabs voor Facturatie, Deals, Evenementen, Documenten, Contact personen, Adressen en Mails —…

Nieuw bedrijf of nieuwe persoon toevoegen kan op twee plekken: via de globale knop Toevoegen rechtsboven (overal beschikbaar), of via de knop “+”…

Klik op het potlood-icoon rechtsboven in een contactdossier om de gegevens te bewerken. Hetzelfde formulier als bij aanmaken verschijnt, nu vooraf…

Via het notitie-icoon rechtsboven open je het notitieoverzicht van dit contact. Nieuwe notities verschijnen bovenaan, telkens met de naam van de auteur…

Een contactpersoon koppelt een bestaande persoon (uit de tab Personen) aan een bedrijf, met een functie zoals “Voorzitter” of “Verantwoordelijke…

Kies “Document toevoegen” in het ⋮-menu, of ga naar de tab Documenten. Kies eerst het documenttype (bv. Contract), en sleep vervolgens een bestand naar…

Ga naar de tab Adressen voor het overzicht van alle adressen van een contact, elk met hun type (bv. Maatschappelijke zetel, Leveradres, Thuis). Klik op…

De tab Mails toont alle e-mails die vanuit Clubwise naar dit contact verstuurd zijn, met onderwerp, afzender en verzendmoment.

Kies “Mail verzenden” in het ⋮-menu om rechtstreeks vanuit het contactdossier een e-mail te sturen. Het “Aan”-veld wordt automatisch ingevuld met het…

Kies “Deal toevoegen” in het ⋮-menu om een nieuwe sponsordeal te starten voor dit contact. Het bedrijf staat al ingevuld; je kiest zelf categorie,…

Kies “Factuur aanmaken” in het ⋮-menu om een verkoopfactuur te starten voor dit contact. Klant, adres en BTW-nummer worden automatisch overgenomen —…

Elk event (wedstrijd, festival, infoavond, …) krijgt een eigen kaart met datum en voortgang van het aantal verkochte plaatsen.

Onder Instellingen stel je in of het event publiek is, of bezoekers moeten registreren, of er tickets/scanner aan te pas komen, het maximum aantal…

Met de Kassa verkoop je aan de balie of inkomdeur tickets, hospitality en abonnementen, reken je af met cash, kaart of factuur en druk je de tickets meteen af.

Voor je tickets kan verkopen (via de kassa óf via de Ticket App), moet een event minstens één tickettype hebben. Ga naar het event → tab Tickets → “+” →…

Ga naar het event → tab Verkopen → “+” om een “Verkoop aanmaken”. Zoek de koper op, kies het tickettype en het aantal, en stel voor elke regel de…

Scan tickets aan de ingang met je gsm, een Sunmi- of een Zebra-handscanner. Je ziet meteen of een ticket geldig is, al gebruikt of ongeldig.

Met de Mobile Scanner scan je tickets met de camera van je gsm: kies het event, richt op de QR-code en druk op Scan, of laat automatisch scannen.

Op een Sunmi- of Zebra-handscanner scan je met de ingebouwde scanner: kies het event en druk op de scanknop van het toestel. Ideaal voor drukke ingangen.

Per event zie je live hoeveel tickets gescand zijn, per ingang en per vijf minuten, en hoe lang de wachtrij is.

Seizoenskaarten verkopen en de verkoop per seizoen opvolgen.

Kopers kiezen of ze hun abonnement afhalen of thuis laten bezorgen. Verzendkosten komen op het totaal, bij de betaling en op de factuur.

Deals in Clubwise zijn opgesplitst in drie categorieën: Sponsor, Leverancier en Artiest — elk met een eigen submenu onder Deals in de navigatiebalk…

Elke sponsordeal doorloopt een vaste flow, zichtbaar als een voortgangsbalk bovenaan het dealdossier:

Een nieuwe sponsordeal start je op twee plekken: via de knop “+” rechtsboven op het dealoverzicht (categorie Sponsor staat dan al vast), of via “Deal…

Maakt de sponsorovereenkomst gratis of VIP-tickets voor een event deel uit van het pakket? Die vind je terug onder de tab Tickets, met het event, het…

Naast sponsors volg je in Clubwise ook je leveranciers op als deal — bijvoorbeeld een jaarcontract voor cateringlevering of een technische…

Een leveranciersdeal doorloopt een eigen flow, gericht op offertes en uitvoering in plaats van de facturatiestappen bij sponsors:

Klik op “+” rechtsboven op het leveranciersoverzicht. Kies Bedrijf of Persoon, zoek het contact op, en vul minstens het Type in — dat bepaalt samen met…

Voor je een leveranciersdeal kan aanmaken, moet er minstens één Deal Type bestaan voor de categorie Leverancier — dit veld is verplicht. Ga naar…

De derde categorie is Artiest: deals voor optredens, gages en contracten met individuele artiesten. Ga naar Deals → Artiest in de navigatiebalk links…

Bij Artiestendeals kies je bij het aanmaken vaak voor Persoon in plaats van Bedrijf — een artiest is meestal een individu, geen vennootschap. Zoek de…

In deze omgeving toont de dealflow van een artiestendeal vandaag maar twee stappen:

Klik op “+” rechtsboven op het artiestenoverzicht. Kies Persoon (of Bedrijf), zoek het contact op, en vul Type, status, verantwoordelijke en verwachte…

De acties in dit artikel werken op dezelfde manier bij een Sponsor-, Leverancier- of Artiestendeal — enkel de dealflow en de beschikbare deal types…

Net als bij een contact vind je rechtsboven in een dealdossier een ⋮-menu met alle snelacties die met deze deal te maken hebben.

Een afspraak binnen een deal beschrijft een concrete tegenprestatie — bv. een vermelding, een stand op een event of gratis tickets bij een sponsor, of…

Een facturatie afspraak bepaalt wát en wanneer er gefactureerd mag worden voor deze deal. Kies “Factuur afspraak toevoegen” in het ⋮-menu of ga naar de…

Onder de tab Taken vind je alle to-do's die aan deze deal gekoppeld zijn, elk met status, prioriteit, deadline en verantwoordelijke.

Kies “Factuur aanmaken” in het ⋮-menu om een verkoopfactuur te starten voor deze deal. Klant, adres en BTW-nummer worden automatisch overgenomen, en de…

Op het dealoverzicht kies je met de tabbladen Lopende, Toekomst en Historiek welke deals je ziet, en filter je verder via Acties → Filter.

De module Financieel bestaat uit twee delen, bereikbaar via het submenu: Inkomsten (facturen die je zelf verstuurt) en Uitgaven (facturen die je…

Via het downloadicoon naast elke lijn haal je de PDF van die factuur op; met de checkboxen selecteer je meerdere facturen tegelijk voor een bulk-export…

Inkomende facturen van leveranciers komen — dankzij de PEPPOL-koppeling — automatisch binnen, zonder dat iemand een PDF moet overtypen.

Vergelijking van de drie plekken waar je een verkoopfactuur kan starten in Clubwise, en wanneer je welke gebruikt.

Elke factuur houdt een volledige tijdlijn bij: wanneer ze aangemaakt, verstuurd, betaald of naar PEPPOL doorgestuurd werd. Zo weet je meteen waar een…

Via het ⋮-menu bovenaan een factuur kan je:

Clubwise stuurt automatisch tot drie herinneringen voor facturen die na de vervaldag nog openstaan. Zo volg je facturen, betalingen en herinneringen op in één systeem.

Een tikfout in het adres van een factuur die nog niet verzonden is? Corrigeer het adres op het contact en laat de factuur het overnemen.

Een nieuw boekjaar aanmaken met een voorstel, het voorvoegsel in het factuurnummer, en waarom boekjaren niet mogen overlappen.

Taken koppelen aan deals, events of contacten, met status, prioriteit en verantwoordelijke.

Waar vind je contracten en bijlagen terug die aan contacten, deals of events zijn toegevoegd?

Wie heeft toegang tot je Clubwise-omgeving, en welke rechten heeft elke rol?

Onder Instellingen > Algemeen beheer je de basisgegevens van je organisatie: naam, BTW-nummer, contactpersoon, adressen en bankrekeningen.

Organisatiegegevens, app-huisstijl, bankrekeningen en de rest van het submenu Instellingen.

Een locatie aanmaken, het terrein kiezen en het stadionplan tekenen met vakken, rijen en prijzen.

De teksten van de automatische mails aanpassen, per taal, met tags voor de gegevens van de ontvanger en je club.

Een verkoopoverzicht na elk event of een herinnering voor het event automatisch laten vertrekken, met een testmail vooraf.

Je account beveiligen met een code uit een authenticator-app, het verplicht maken voor je medewerkers en resetten als iemand zijn gsm kwijt is.

Elke medewerker kiest zijn taal voor de backoffice en de kassa. Mails, tickets en facturen volgen de taal van je club.

Als medewerker wijzig je zelf je wachtwoord in App Instellingen, met je huidige wachtwoord ter controle.

Mollie, Peppol, Billit en Codabox: wat elke koppeling doet, wanneer je ze nodig hebt en hoe je ze aanzet.

Je eigen Mollie-account koppelen, wat er gebeurt bij een betaling en hoe je terugbetaalt.

Verkoopfacturen als e-factuur versturen en aankoopfacturen automatisch ontvangen via het Peppol-netwerk.

Je onderneming identificeren en registreren op Peppol, en inkomende facturatie aan- of uitzetten.

Verkoopfacturen en betalingen automatisch naar Billit, zodat je boekhouder niets moet overtikken.

Je bankuittreksels elke dag in Clubwise, en facturen die vanzelf op betaald komen.

Met de Ticket App kopen leden en bezoekers zelf tickets, hospitality en abonnementen, beheren ze hun tickets en facturen en chatten ze met vrienden.

Je e-mailadres bevestigen, tweestapsverificatie aanzetten met een authenticator-app en je wachtwoord opnieuw instellen in de Ticket App.

Zo koop je tickets, hospitality en abonnementen in de Ticket App: wachtrij bij drukte, zitplan met tarief per plaats, afrekenen en je tickets in één link.

Op het zitplan zie je het hele stadion, kies je een vak en je stoelen, en per plaats het tarief. Zo lees je de kleuren en de tijd om af te ronden.

In je bestelling controleer je je plaatsen en tarieven, vul je de tickethouder in en betaal je online. Daarna krijg je je tickets via één link in de mail.

Alles wat een gebruiker zelf kocht (of kreeg via een connectie, zie Vrienden, leden en connecties) staat gebundeld onder drie menu-items.

Onder Mijn Tickets vind je al je tickets per event, met de tickethouder, de plaats en de QR-code die je aan de ingang toont.

Onder Mijn Abonnementen staan je abonnementen en die van je connecties, elk met een QR-code voor de ingang.

Werkt je club met vouchers, dan vind je je tegoedbonnen onder Mijn Vouchers, met tabs voor nog te gebruiken en gebruikte vouchers.

Onder Mijn Facturen zie je je facturen met status, datum en bedrag, en download je zelf de pdf.

Een connectie is een link tussen twee accounts in de Ticket App — bijvoorbeeld tussen ouder en kind, of tussen partners. Zodra je verbonden bent, kan je…

Onder Leden zoek je andere gebruikers van je club en stuur je een vriendschapsverzoek met Connecteer.

Onder Vrienden zie je je bevestigde connecties en de aanvragen die je nog moet aanvaarden.

Via het accountmenu rechtsboven bereik je Mijn Account, Instellingen (pushberichten, zichtbaarheid, tweestapsverificatie) en Afmelden.

Onder Mijn Account staan je gegevens: naam, e-mail, telefoon en adres, en of je zichtbaar bent voor andere leden. Je past ze zelf aan.

Onder Instellingen schakelt de gebruiker Pushberichten (meldingen op dit toestel) en Zichtbaarheid (of andere leden je kunnen opzoeken en connecteren)…

De Ticket App is een webapp: er is geen aparte installatie via een app store nodig. Open de app-URL in de browser op de smartphone, en kies via het…