Een event van A tot Z: opzetten, verkopen en opvolgen
Van een leeg event tot het verkoopoverzicht achteraf: dit stappenplan loopt alles één keer door, in de volgorde waarin je het nodig hebt. Elke stap verwijst naar het artikel met de details.
Het menu van een event
Open een event bij Events. Links staat het menu van het event, ingedeeld volgens het moment waarop je het gebruikt.
| Menu | Wat vind je er | Wanneer |
|---|---|---|
| Dashboard | Hoe de verkoop ervoor staat en wat je nog moet doen | Elke dag |
| Instellingen | Datum, capaciteit, verkoop open of dicht, scanner | Vooraf |
| Tickets | Het aanbod en de prijzen | Vooraf |
| Verkopen | Tabbladen Verkopen, Niet afgerond, Facturen en Terugbetalingen | Tijdens de verkoop |
| Toegang | Tabbladen Bezoekers en Scanning | Op de dag zelf |
| Rapportage | Overzichten en export | Achteraf |
Stap 1. Het event aanmaken
Bij Events klik je op +. Geef het event een naam, een soort, een datum en een uur. Zie Events aanmaken en beheren.
Stap 2. De instellingen
Bij Instellingen kies je of het event publiek is, of er tickets en een scanner aan te pas komen, hoeveel plaatsen er zijn en vanaf wanneer de verkoop open is. Zie Basisinstellingen van een event.
Stap 3. Tickets en prijzen
Bij Tickets maak je het aanbod. Er zijn twee soorten tickets:
- Met een plaats in het stadion- of zaalplan, zoals zitplaatsen en staanplaatsen. De prijs komt uit het plan. Die tickets verkoop je via de Ticket App en de Kassa, want daar kies je de plaats. Zie Locaties en stadionplan.
- Met een vaste prijs, zoals een diner, hospitality of algemene toegang. Die verkoop je ook manueel in de backoffice.
Stap 4. Verkopen
Een verkoop komt op drie manieren binnen. Ze staan allemaal samen bij Verkopen.
| Waar | Voor wie | Betaling |
|---|---|---|
| Ticket App (online) | Bezoekers die zelf kopen | Online via Mollie. Zie Online betalen met Mollie |
| Kassa | Aan de balie of de ingang | Cash, kaart of factuur. Zie Verkopen met de Kassa |
| Backoffice | Bedrijven, groepen, uitnodigingen | In afwachting, Cash betaald, Nadien te factureren of Gratis. Zie Een verkoop registreren |
Stap 5. Elke dag: het Dashboard
Het Dashboard van het event toont de kerncijfers en vooral Actie nodig: wat je nog moet doen, met een link naar de juiste lijst. Staat er Niets te doen, dan is alles in orde. Zie Verkopen opvolgen.
Stap 6. Betalingen en facturen opvolgen
- Nog te betalen: bij Verkopen, filter Betaalstatus.
- Online betalingen die niet afgerond zijn: tabblad Niet afgerond.
- Nadien te factureren: factureer via het menu ⋮ van de koper. Zie Nadien te factureren.
- Alle facturen van het event staan in het tabblad Facturen.
Stap 7. Tickets versturen
Online gekochte tickets vertrekken vanzelf. Bij een verkoop in de backoffice kies je in het menu ⋮ van de koper Tickets verzenden. Actie nodig op het Dashboard toont hoeveel tickets nog niet verzonden zijn.
Stap 8. De dag zelf
- Zet de scanners klaar. Zie Toegangscontrole met de Scanner.
- Toegang, tabblad Scanning: wie al binnen is, live. Zie Scannen live.
- Toegang, tabblad Bezoekers: iedereen met een ticket, per koper.
- Aan de ingang verkoop je verder met de Kassa.
Stap 9. Achteraf
- Rapportage voor de overzichten en de export. Zie Werken met rapporten.
- Het verkoopoverzicht per mail, bv. voor de aangifte. Zie Workflows.
- Een terugbetaling van een online ticket doe je via de verkoop. Het tabblad Terugbetalingen toont ze allemaal.
- Kijk het tabblad Facturen na: zijn alle facturen vertrokken en betaald?
Was dit een antwoord op je vraag?