Hoe kunnen we helpen?

Overzicht van de navigatiebalk, de knop Toevoegen en waar je wat vindt in Clubwise.

De Home-pagina is je startpunt bij het inloggen. Het widget “Aandacht nodig” toont meteen wat actie vraagt: vervallen facturen, nieuwe uitgaven, deals…

Rechts op het dashboard staan drie snelkoppelingen naar tools die je dagelijks gebruikt rond events en ticketing:

Op een aantal lijsten in Clubwise vind je rechtsboven een filter-icoon (trechter). Daarmee versmal je een lange lijst tot precies de rijen die je nodig…

Klik op het filter-icoon om het paneel te openen, vul één of meerdere velden in en klik op “Zoeken”. Bij velden zoals Type of Status kan je vaak…

Eenmaal toegepast, verschijnen je filters als verwijderbare chips onder de zoekbalk, en toont het filter-icoon een cijfer met het aantal actieve…

Hoe je bij zowat elk onderdeel van Clubwise een notitie toevoegt, en waarom dat overal op dezelfde manier werkt.

Alle bedrijven en personen zitten in één adresboek, met twee tabs bovenaan: Bedrijven en Personen. Dit zijn je klanten, sponsors, leveranciers en…

Klik op een contact om het dossier te openen. Daar vind je tabs voor Facturatie, Deals, Evenementen, Documenten, Contact personen, Adressen en Mails —…

Nieuw bedrijf of nieuwe persoon toevoegen kan op twee plekken: via de globale knop Toevoegen rechtsboven (overal beschikbaar), of via de knop “+”…

Klik op het potlood-icoon rechtsboven in een contactdossier om de gegevens te bewerken. Hetzelfde formulier als bij aanmaken verschijnt, nu vooraf…

Via het notitie-icoon rechtsboven open je het notitieoverzicht van dit contact. Nieuwe notities verschijnen bovenaan, telkens met de naam van de auteur…

Een contactpersoon koppelt een bestaande persoon (uit de tab Personen) aan een bedrijf, met een functie zoals “Voorzitter” of “Verantwoordelijke…

Kies “Document toevoegen” in het ⋮-menu, of ga naar de tab Documenten. Kies eerst het documenttype (bv. Contract), en sleep vervolgens een bestand naar…

Ga naar de tab Adressen voor het overzicht van alle adressen van een contact, elk met hun type (bv. Maatschappelijke zetel, Leveradres, Thuis). Klik op…

De tab Mails toont alle e-mails die vanuit Clubwise naar dit contact verstuurd zijn, met onderwerp, afzender en verzendmoment.

Kies “Mail verzenden” in het ⋮-menu om rechtstreeks vanuit het contactdossier een e-mail te sturen. Het “Aan”-veld wordt automatisch ingevuld met het…

Kies “Deal toevoegen” in het ⋮-menu om een nieuwe sponsordeal te starten voor dit contact. Het bedrijf staat al ingevuld; je kiest zelf categorie,…

Kies “Factuur aanmaken” in het ⋮-menu om een verkoopfactuur te starten voor dit contact. Klant, adres en BTW-nummer worden automatisch overgenomen —…

Elk event (wedstrijd, festival, infoavond, …) krijgt een eigen kaart met datum en voortgang van het aantal verkochte plaatsen.

Onder Instellingen stel je in of het event publiek is, of bezoekers moeten registreren, of er tickets/scanner aan te pas komen, het maximum aantal…

De Ticket Kassa is de verkooptool voor aan de balie of inkomdeur: je kiest een event of abonnementenreeks, en verkoopt tickets rechtstreeks aan de…

Voor je tickets kan verkopen (via de kassa óf via de Club App), moet een event minstens één tickettype hebben. Ga naar het event → tab Tickets → “+” →…

Ga naar het event → tab Verkopen → “+” om een “Verkoop aanmaken”. Zoek de koper op, kies het tickettype en het aantal, en stel voor elke regel de…

De Scanner-tool laat toe om tickets te scannen aan de ingang van een event, zodat je meteen ziet of een ticket geldig is. Er zijn twee manieren om te…

Kies eerst het event waarvoor je wil scannen.

Voor evenementen met veel bezoekers gebruik je best een Sunmi-handscanner: een apart toestel met een eigen, vereenvoudigde app, ideaal voor snelle en…

Seizoenskaarten verkopen en de verkoop per seizoen opvolgen.

Deals in Clubwise zijn opgesplitst in drie categorieën: Sponsor, Leverancier en Artiest — elk met een eigen submenu onder Deals in de navigatiebalk…

Elke sponsordeal doorloopt een vaste flow, zichtbaar als een voortgangsbalk bovenaan het dealdossier:

Een nieuwe sponsordeal start je op twee plekken: via de knop “+” rechtsboven op het dealoverzicht (categorie Sponsor staat dan al vast), of via “Deal…

Maakt de sponsorovereenkomst gratis of VIP-tickets voor een event deel uit van het pakket? Die vind je terug onder de tab Tickets, met het event, het…

Naast sponsors volg je in Clubwise ook je leveranciers op als deal — bijvoorbeeld een jaarcontract voor cateringlevering of een technische…

Een leveranciersdeal doorloopt een eigen flow, gericht op offertes en uitvoering in plaats van de facturatiestappen bij sponsors:

Klik op “+” rechtsboven op het leveranciersoverzicht. Kies Bedrijf of Persoon, zoek het contact op, en vul minstens het Type in — dat bepaalt samen met…

Voor je een leveranciersdeal kan aanmaken, moet er minstens één Deal Type bestaan voor de categorie Leverancier — dit veld is verplicht. Ga naar…

De derde categorie is Artiest: deals voor optredens, gages en contracten met individuele artiesten. Ga naar Deals → Artiest in de navigatiebalk links…

Bij Artiestendeals kies je bij het aanmaken vaak voor Persoon in plaats van Bedrijf — een artiest is meestal een individu, geen vennootschap. Zoek de…

In deze omgeving toont de dealflow van een artiestendeal vandaag maar twee stappen:

Klik op “+” rechtsboven op het artiestenoverzicht. Kies Persoon (of Bedrijf), zoek het contact op, en vul Type, status, verantwoordelijke en verwachte…

De acties in dit artikel werken op dezelfde manier bij een Sponsor-, Leverancier- of Artiestendeal — enkel de dealflow en de beschikbare deal types…

Net als bij een contact vind je rechtsboven in een dealdossier een ⋮-menu met alle snelacties die met deze deal te maken hebben.

Een afspraak binnen een deal beschrijft een concrete tegenprestatie — bv. een vermelding, een stand op een event of gratis tickets bij een sponsor, of…

Een facturatie afspraak bepaalt wát en wanneer er gefactureerd mag worden voor deze deal. Kies “Factuur afspraak toevoegen” in het ⋮-menu of ga naar de…

Onder de tab Taken vind je alle to-do's die aan deze deal gekoppeld zijn, elk met status, prioriteit, deadline en verantwoordelijke.

Kies “Factuur aanmaken” in het ⋮-menu om een verkoopfactuur te starten voor deze deal. Klant, adres en BTW-nummer worden automatisch overgenomen, en de…

Rechtsboven op elk dealoverzicht (Sponsor, Leverancier of Artiest) vind je een filter-icoon (trechter). Daarmee filter je op contact, deal type, status…

De module Financieel bestaat uit twee delen, bereikbaar via het submenu: Inkomsten (facturen die je zelf verstuurt) en Uitgaven (facturen die je…

Via het downloadicoon naast elke lijn haal je de PDF van die factuur op; met de checkboxen selecteer je meerdere facturen tegelijk voor een bulk-export…

Inkomende facturen van leveranciers komen — dankzij de PEPPOL-koppeling — automatisch binnen, zonder dat iemand een PDF moet overtypen.

Vergelijking van de drie plekken waar je een verkoopfactuur kan starten in Clubwise, en wanneer je welke gebruikt.

Elke factuur houdt een volledige tijdlijn bij: wanneer ze aangemaakt, verstuurd, betaald of naar PEPPOL doorgestuurd werd. Zo weet je meteen waar een…

Via het ⋮-menu bovenaan een factuur kan je:

Een tikfout in het adres van een factuur? Corrigeer het adres op het contact en laat de factuur het overnemen, of crediteer een al verstuurde factuur.

Taken koppelen aan deals, events of contacten, met status, prioriteit en verantwoordelijke.

Waar vind je contracten en bijlagen terug die aan contacten, deals of events zijn toegevoegd?

Wie heeft toegang tot je Clubwise-omgeving, en welke rechten heeft elke rol?

Onder Instellingen > Algemeen beheer je de basisgegevens van je organisatie: naam, BTW-nummer, contactpersoon, adressen en bankrekeningen.

Organisatiegegevens, app-huisstijl, bankrekeningen en de rest van het submenu Instellingen.

Onder Marktplaats schakel je de koppelingen met externe tools in of uit.

Peppol vraagt een eenmalige registratie en identificatie. De voortgang daarvan volg je op de detailpagina van de koppeling:

Wat is de Club App, en wat kunnen leden en supporters er zelf mee doen?

Vanuit het menu Events ziet een aangemelde gebruiker alle publieke events met een knop “Tickets”. Klik op een event om het detail te openen, met de…

Bij events met een grondplan (bv. een stadiontribune) opent “Koop Tickets” eerst een overzicht van de vakken, elk met hun prijsrange.

Elke geselecteerde plaats verschijnt in het winkelmandje rechts, met vak, rij en plaats. Kies per plaats de juiste prijscategorie in de dropdown (bv.…

Alles wat een gebruiker zelf kocht (of kreeg via een connectie, zie Vrienden, leden en connecties) staat gebundeld onder drie menu-items.

Onder Mijn Tickets staan losse tickets, met twee tabs: “Tickets” (geldig, nog te gebruiken) en “Verlopen Tickets” (events die al voorbij zijn).

Onder Mijn Abonnementen staan alle seizoensabonnementen — niet enkel dat van jezelf, maar ook dat van iedereen met wie je een connectie hebt (zie…

Onder Mijn Vouchers staan tegoedbonnen, met tabs voor “Vouchers” (nog te gebruiken) en “Gebruikte Vouchers”.

Waar vindt een gebruiker zijn facturen en creditnota's terug, en hoe download je ze?

Een connectie is een link tussen twee accounts in de Club App — bijvoorbeeld tussen ouder en kind, of tussen partners. Zodra je verbonden bent, kan je…

Onder Leden zoek je andere gebruikers van jullie organisatie op. Naast elke naam staat een knop “Connecteer” om een connectieverzoek te sturen.

Onder Vrienden zie je wie er al verbonden is met jouw account, verdeeld over twee tabs: “Vrienden” (bevestigde connecties) en “Aanvragen” (nog te…

Via het account-menu rechtsboven (naam van de gebruiker) bereik je Mijn Account, Instellingen en Afmelden.

Onder Mijn Account staan de profielgegevens van de gebruiker: naam, geboortedatum, e-mail, telefoon/gsm en adres, plus een schakelaar “Toon in App” die…

Onder Instellingen schakelt de gebruiker Pushberichten (meldingen op dit toestel) en Zichtbaarheid (of andere leden je kunnen opzoeken en connecteren)…

De Club App is een webapp: er is geen aparte installatie via een app store nodig. Open de app-URL in de browser op de smartphone, en kies via het…